Privatlivspolitik

OVARDO er en app til foreninger. At drive et hold kræver personoplysninger — også om børn og unge. Denne side beskriver præcis hvilke oplysninger vi behandler, og hvad vi gør for at behandle dem forsvarligt.

Hvem er ansvarlig for hvad

Det er vigtigt at skelne, fordi det afgør, hvem I skal henvende jer til.

• Jeres forening er dataansvarlig for de oplysninger, foreningen selv lægger ind i OVARDO: medlemmer, hold, fremmøde, skader og trænernes noter. Foreningen bestemmer, hvad der registreres, og hvem der har adgang. OVARDO behandler de oplysninger som databehandler — altså kun efter foreningens instruks og efter en skriftlig databehandleraftale, som foreningen indgår med os, inden foreningen tager OVARDO i brug.
• OVARDO er dataansvarlig for oplysninger, vi selv bestemmer over: denne hjemmeside, ventelisten, henvendelser til support, kontoadministration og fakturering.

Vil du have indsigt i eller slettet oplysninger, som din forening har registreret om dig, skal du derfor som udgangspunkt kontakte foreningen. Skriver du til os, hjælper vi dig videre og giver foreningen besked.

Dataansvarlig

OVARDO ApS
CVR 46661974
Nylandsvej 31A, st. tv., 6900 Skjern, Danmark
info@ovardo.com

Hvilke oplysninger vi behandler

Når du bruger appen

• Konto: navn, e-mailadresse, adgangskode i krypteret form, rolle og hvilke hold du hører til.
• Aktivitet: fremmøde og afbud, tilmeldinger, og hvilke aktiviteter du er knyttet til.
• Skader og hensyn: registreringer af, at et medlem er skadet eller skal tage hensyn, så holdet kan planlægge efter det. Det er helbredsoplysninger, og de behandles derefter.
• Fritekst fra trænere: korte noter om, hvordan en aktivitet gik. Noterne kan i praksis komme til at rumme følsomme oplysninger og oplysninger om andre end den, der skriver. Se afsnittet om fritekst nedenfor.
• Teknisk log: tidspunkter, fejl og sikkerhedsrelevante hændelser, så vi kan drive og fejlsøge tjenesten.

Når du skriver dig på ventelisten

Foreningens navn og din e-mailadresse. Ikke andet.

Når du besøger denne hjemmeside

Hjemmesiden sætter ingen cookies og indlejrer intet fra tredjeparter — heller ikke skrifttyper, kort eller videoer. Bruger vi statistik, sker det med et selvhostet værktøj uden cookies og uden at identificere den enkelte besøgende. Se cookiepolitikken.

Fritekst — det I selv skriver

Fritekst er det sted, hvor der lettest kommer flere oplysninger med, end der er brug for. Derfor gælder disse regler:

• Skriv kun det, der er nødvendigt for træningen. Undlad diagnoser, sygehistorik, familieforhold og andet, der ikke skal bruges for at planlægge en aktivitet.
• Noter er synlige for holdets trænere og for dem, foreningen har givet adgang — ikke for de øvrige medlemmer.
• Indholdet af noter logges aldrig i klartekst i vores drifts- eller fejlsystemer.
• Foreningens statistik og indsigter bygger på aggregerede tal og vises først, når et tilstrækkeligt antal personer indgår i tallet, så en enkelt person ikke kan udledes.

AI-behandling

OVARDOs assistent behandler holdets registreringer og noter for at foreslå, hvad der bør følges op på. Om den behandling gælder:

• Behandlingen sker hos en europæisk leverandør inden for EU/EØS.
• Jeres oplysninger bruges ikke til at træne leverandørens sprogmodeller, og de gemmes ikke hos leverandøren ud over selve behandlingen.
• Assistenten foreslår. Den udfører ikke handlinger af sig selv, og der træffes ingen afgørelse med retsvirkning alene på grundlag af automatisk behandling.
• Assistenten giver ikke sundhedsfaglige råd, stiller ikke diagnoser og anbefaler ikke behandling.

Formål og retligt grundlag

Formål	Grundlag
Levere appen til dig som bruger (konto, login, hold)	Opfyldelse af aftale, art. 6, stk. 1, litra b
Foreningens brug af app'en til at drive sine hold	Foreningens legitime interesse i at kunne drive sin aktivitet, art. 6, stk. 1, litra f — fastlagt af foreningen som dataansvarlig
Registrering af skader og hensyn	Helbredsoplysninger, art. 9. Foreningen skal have et gyldigt grundlag — i praksis udtrykkeligt samtykke, art. 9, stk. 2, litra a — fra medlemmet eller forældremyndighedsindehaveren
Drift, sikkerhed og fejlretning	Legitim interesse i en sikker og virkende tjeneste, art. 6, stk. 1, litra f
Venteliste og nyheder om lanceringen	Samtykke, art. 6, stk. 1, litra a — kan trækkes tilbage når som helst
Bogføring og fakturering	Retlig forpligtelse, art. 6, stk. 1, litra c, jf. bogføringsloven

Børn og unge

Mange af OVARDOs brugere er under 18. Konti oprettes af foreningen, ikke af barnet selv, og foreningen er ansvarlig for at have forældresamtykke, hvor det kræves — det gælder navnlig registrering af skader. Er dit barn registreret i OVARDO, og vil du vide hvad der står, skal du kontakte foreningen. Vi hjælper foreningen med at svare.

Hvem vi deler oplysninger med

Vi sælger ikke personoplysninger, og vi bruger dem ikke til reklame. Vi bruger et lille antal underdatabehandlere til at drive tjenesten, alle inden for EU/EØS:

Rolle	Placering
Servere, database og filer	EU
AI-behandling af tekst	EU
Udsendelse af systemmails	EU (Irland)
Fejlovervågning, uden indhold fra noter	EU (Tyskland)

Den aktuelle, navngivne liste over underdatabehandlere udleveres til foreninger som bilag til databehandleraftalen og kan altid rekvireres på info@ovardo.com. Vi giver besked, inden vi skifter eller tilføjer en underdatabehandler.

Vi overfører ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS. Skulle det blive nødvendigt, sker det først efter en vurdering og på et gyldigt overførselsgrundlag, og foreningerne får besked på forhånd.

Hvor længe vi gemmer

• Kontooplysninger: så længe du er aktiv bruger. Sletter du din konto, fjernes de inden for 30 dage — se Slet din konto.
• Holddata, fremmøde og noter: så længe foreningen bruger OVARDO. Foreningen kan slette dem løbende, og alt slettes senest 90 dage efter, at foreningens aftale ophører.
• Skader og hensyn: slettes, når de ikke længere er relevante for træningen, og senest sammen med resten af foreningens data.
• Ventelisten: indtil du afmelder dig, eller senest 12 måneder efter lanceringen.
• Supporthenvendelser: op til 24 måneder.
• Bogføringsmateriale: 5 år efter regnskabsårets udløb, som loven kræver.

Sikkerhed

• Al trafik er krypteret undervejs, og data er krypteret, hvor de ligger.
• Adgangskoder gemmes aldrig i læsbar form.
• Adgang til data er begrænset til den rolle, du har i foreningen — en træner ser sit hold, ikke hele foreningen.
• Adgang til produktionsdata for os som leverandør er begrænset til de få personer, driften kræver, og bliver logget.
• Der tages jævnlige sikkerhedskopier, gendannelse afprøves, og kopierne slettes automatisk efter 30 dage.
• Opstår der et brud på persondatasikkerheden, underretter vi den berørte forening uden unødig forsinkelse, så foreningen kan anmelde det til Datatilsynet inden for 72 timer.

Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningen har du ret til at:

• få indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler om dig
• få urigtige oplysninger rettet
• få oplysninger slettet
• få behandlingen begrænset
• gøre indsigelse mod behandling, der bygger på en legitim interesse
• modtage dine oplysninger i et almindeligt format og få dem overført
• trække et samtykke tilbage, uden at det påvirker behandlingen indtil da

Skriv til info@ovardo.com. Vi svarer inden for en måned. Angår henvendelsen data, din forening er ansvarlig for, sender vi dig videre til foreningen og hjælper den med at svare.

Klage

Er du utilfreds med, hvordan dine oplysninger behandles, må du meget gerne skrive til os først. Du kan altid klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, datatilsynet.dk.

Ændringer

Ændrer vi denne politik væsentligt, giver vi besked i appen eller på e-mail, inden ændringen træder i kraft. Datoen øverst viser, hvornår siden sidst blev opdateret.